Ενημέρωση για την Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων Εργαζομένων
Εισαγωγή
Θα θέλαμε να σας διαβεβαιώσουμε ότι για την ΑΡΜΟΣ η προστασία των προσωπικών δεδομένων γενικά και ειδικότερα των υπαλλήλων και εξωτερικών συνεργατών μας έχει πρωταρχική σημασία. Για το λόγο αυτό λαμβάνουμε τα κατάλληλα μέτρα για να προστατέψουμε τα προσωπικά δεδομένα που επεξεργαζόμαστε και να διασφαλίσουμε ότι η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται πάντοτε σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που τίθενται από το νομικό πλαίσιο, τόσο από την ίδια την εταιρία, όσο και από τρίτους που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό της εταιρίας.
Υπεύθυνος Επεξεργασίας – Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)
Η εταιρία ΑΡΜΟΣ με έδρα στην Λάρισα Θεσσαλίας, 4ο χλμ Λάρισας Συκουρίου, email info@armosprokat.gr, τηλ: 2410-575035-37, website: www.armosprokat.gr, ενημερώνει ότι, για σκοπούς άσκησης των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της και για την διαχείριση της υπαλληλικής σχέσης ή της συνεργασίας με αντικείμενο την παροχή υπηρεσιών, προβαίνει σε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των υπαλλήλων και εξωτερικών συνεργατών της σύμφωνα με την ισχύουσα εθνική νομοθεσία και τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων, εφεξής «Κανονισμός») όπως ισχύει.
Για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων ο κάθε υπάλληλος ή εξωτερικός συνεργάτης μπορεί να επικοινωνεί απευθείας με τους αρμόδιους επικοινωνίας για θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων στο info@armosprokat.gr ή t.gouvris@armosprokat.gr και στα τηλέφωνα 2410575035, 37
Ποιοι είναι ο σκοποί και οι νόμιμοι λόγοι επεξεργασίας και πώς χρησιμοποιούμε τα προσωπικά δεδομένα σας
Προκειμένου να γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες (α) κατά τη διαδικασία αξιολόγησης υποψηφίων στο στάδιο πριν την πρόσληψη, (β) κατά τη διαδικασία διαχείρισης της εργασιακής σχέσης ή της σχέσης εξωτερικού συνεργάτη από την ημερομηνία πρόσληψης/έναρξης συνεργασίας έως και τη με οποιονδήποτε τρόπο λήξη της, (γ) κατά το στάδιο μετά τη λήξη της εργασιακής σχέσης ή της εξωτερικής συνεργασίας η ΑΡΜΟΣ επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων και των εξωτερικών συνεργατών της.
Η παροχή του συνόλου των δεδομένων που ζητούνται από τους υπαλλήλους ή εξωτερικούς συνεργάτες είναι απαραίτητη διότι συνιστά νομική ή συμβατική υποχρέωση, ή απαίτηση για την σύναψη σύμβασης. Ως εκ τούτου, τυχόν μη παροχή των ζητουμένων προσωπικών δεδομένων καθιστά αδύνατη είτε τη συμμόρφωση με το νόμο, είτε την εκτέλεση της σύμβασης μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου ή εξωτερικού συνεργάτη, είτε την εκτέλεση ενεργειών προκειμένου να συναφθεί σύμβαση.
Πηγή των προσωπικών δεδομένων είναι κατά βάση ο ίδιος ο εργαζόμενος ή εξωτερικός συνεργάτης. Σε περίπτωση που η ΑΡΜΟΣ αναζητήσει ή λάβει προσωπικά δεδομένα από τρίτους, θα ενημερώνει σχετικά τον εργαζόμενο.
Τα προσωπικά δεδομένα που μας παρέχετε (π.χ. προσωπικά στοιχεία και στοιχεία επικοινωνίας, οικογενειακή κατάσταση, εκπαίδευση/κατάρτιση, εργασιακή εμπειρία, φορολογικά στοιχεία, στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών, στοιχεία κοινωνικής ασφάλισης, πληροφορίες που σχετίζονται με θέματα υγείας των εργαζομένων, όπως οι λόγοι απουσίας συνεπεία ασθενείας ή τραυματισμού από ατύχημα (ιατρικές γνωματεύσεις από ιδιώτες ιατρούς, γνωματεύσεις και βεβαιώσεις νοσηλείας από ιδιωτικά και δημόσια νοσηλευτικά ιδρύματα) κλπ.), τα επεξεργαζόμαστε μόνο όταν υπάρχει νόμιμος λόγος.
Νόμιμοι λόγοι επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων συνιστούν:
(α) η εκτέλεση της σύμβαση εργασίας ή παροχής υπηρεσιών και η εκπλήρωση των σχετικών υποχρεώσεων που περιέχονται σε αυτές. Οι ενέργειες που γίνονται στα πλαίσια αυτά περιλαμβάνουν τον υπολογισμό και την καταβολή του συμφωνημένου μισθού, την καταβολή της συμφωνημένης αμοιβής στους εξωτερικούς συνεργάτες, τον υπολογισμό, την παρακράτηση και την απόδοση του οφειλόμενου φόρου μισθωτών υπηρεσιών και των ασφαλιστικών εισφορών, την εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων που απορρέουν από την ασφάλιση των εργαζομένων στο οποίο συμμετέχει ο κάθε εργαζόμενος (π.χ. παρακράτηση ποσού ατομικής εισφοράς εργαζομένου, πληρωμή αποζημιώσεων, κλπ.). Επιπλέον, η ΑΡΜΟΣ επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για σκοπούς αξιολόγησης της απόδοσης των υπαλλήλων της και των παρεχομένων από εξωτερικούς συνεργάτες υπηρεσιών. Σε σχέση με τη διαδικασία αξιολόγησης και πάντα σύμφωνα με τις ανακοινωμένες εταιρικές πολιτικές και διαδικασίες, τα αρμόδια τμήματα της εταιρίας και τα εξουσιοδοτημένα προς τούτο στελέχη λαμβάνουν και επεξεργάζονται πληροφορίες που συνιστούν προσωπικά δεδομένα από πρόσωπα που είναι επιφορτισμένα με την αξιολόγηση των υπαλλήλων της εταιρίας και των εξωτερικών συνεργατών (προϊστάμενοι τμημάτων, διευθυντές, διεύθυνση προμηθειών, κλπ.).
(β) η διαφύλαξη και προστασία των εννόμων συμφερόντων, τόσο των δικών σας όσο και των δικών μας. Ζητάμε τα στοιχεία σας κατά την είσοδο στις κύριες εγκαταστάσεις και τους χώρους γραφείων της εταιρίας, στους χώρους στάθμευσης, στις δευτερεύουσες εγκαταστάσεις, κλπ. Επιπλέον, προσωπικά δεδομένα μπορεί να γίνονται αντικείμενο επεξεργασίας για σκοπούς πρόληψης, διερεύνησης, ή/και καταστολής παράνομων πράξεων ή παραλείψεων, ή/και πράξεων ή παραλείψεων που παραβιάζουν εσωτερικούς κανονισμούς, εγκεκριμένες πολιτικές, ή/και κώδικες ηθικής και δεοντολογίας, και λήψης των απαραίτητων μέτρων. Περαιτέρω προσωπικά δεδομένα τυγχάνουν επεξεργασίας στο πλαίσιο επίτευξης των επιχειρηματικών σκοπών της εταιρίας μας, όπως για την υποβολή προσφορών, την ανάληψη και εκτέλεση έργων ιδιωτών ή τη συμμετοχή μας σε ιδιωτικούς διαγωνισμούς (π.χ. διαβίβαση προσωπικών δεδομένων σε ιδιωτικούς οργανισμούς).
(γ) η συμμόρφωση με υποχρεώσεις που επιβάλλονται από το νόμο, όπως η ανάρτηση της ετήσιας βεβαίωσης αποδοχών στη σχετική εφαρμογή της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων, η υποβολή συγκεντρωτικών καταστάσεων προμηθευτών, η ανάρτηση του πίνακα προσωπικού σε εμφανές σημείο στον τόπο εργασίας, η διασφάλιση συνθηκών υγιεινής και ασφάλειας στους χώρους εργασίας και ως και κάθε άλλη σχετική ενέργεια. Περαιτέρω προσωπικά δεδομένα τυγχάνουν επεξεργασίας για την υποβολή προσφορών, την ανάληψη και εκτέλεση έργων δημοσίων οργανισμών, όπως και για τη συμμετοχή μας σε δημόσιους διαγωνισμούς (π.χ. διαβίβαση προσωπικών δεδομένων σε δημόσιους οργανισμούς) σε συμμόρφωση με το οικείο κανονιστικό πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων..
(δ) η συγκατάθεση που παρέχετε υπό τις συγκεκριμένες προϋποθέσεις που θέτει το νομικό πλαίσιο, προκειμένου να λαμβάνετε ενημερώσεις για προϊόντα, υπηρεσίες, προσφορές κλπ. τόσο από την ΑΡΜΟΣ, όσο και από άλλες εταιρίες του Ομίλου στον οποίο ανήκει η ΑΡΜΟΣ ή και από τρίτες συνεργαζόμενες εταιρίες, οι οποίες επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με το ισχύον κάθε φορά πλαίσιο. Την παρεχόμενη συγκατάθεση έχετε δικαίωμα να ανακαλέσετε οποτεδήποτε το θελήσετε επικοινωνώντας με τους αρμόδιους επικοινωνίας για θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων στα παραπάνω στοιχεία επικοινωνίας.
Αποδέκτες προσωπικών δεδομένων εκτός εταιρίας
Η ΑΡΜΟΣ διαβιβάζει προσωπικά δεδομένα σε τρίτους, στους οποίους η εταιρία αναθέτει την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για λογαριασμό της. Έτσι λοιπόν, προσωπικά δεδομένα αποστέλλονται σε Τράπεζες, οργανισμούς κοινωνικής ασφάλισης, δημόσιους οργανισμούς, κρατικές αρχές και υπηρεσίες, ασφαλιστικές εταιρίες, εταιρίες παροχής υπηρεσιών κινητής τηλεφωνίας, εταιρίες μίσθωσης αυτοκινήτων, εταιρίες παροχής υπηρεσιών αξιολόγησης, εκπαίδευσης και ανάπτυξης ανθρώπινου δυναμικού, τεχνικούς συμβούλους, νομικούς συμβούλους, ιατρούς και παρόχους υπηρεσιών υγείας. Στις παραπάνω περιπτώσεις η ΑΡΜΟΣ παραμένει υπεύθυνη για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και ορίζει τα επιμέρους στοιχεία της επεξεργασίας, υπογράφει δε ειδική σύμβαση με τους τρίτους στους οποίους αναθέτει εκτέλεση δραστηριοτήτων επεξεργασίας, προκειμένου να διασφαλίζεται ότι η επεξεργασία διενεργείται σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο και ότι κάθε φυσικό πρόσωπο μπορεί ελεύθερα και ανεμπόδιστα να ασκήσει τα δικαιώματα που του απονέμει το νομικό πλαίσιο.
Επιπλέον, τα δεδομένα διαβιβάζονται και σε άλλες εταιρίες του Ομίλου στον οποίο ανήκει η ΑΡΜΟΣ καθώς και σε ασφαλιστικές εταιρίες στο πλαίσιο των εκάστοτε εν ισχύ, αν υπάρχουν, ομαδικών προγραμμάτων ασφάλισης προσωπικού της ΑΡΜΟΣ .
Περαιτέρω προσωπικά δεδομένα διαβιβάζονται σε δημόσιους και ιδιωτικούς οργανισμούς, στο πλαίσιο υποβολής προσφορών, ανάληψης έργων και συμμετοχής μας σε δημόσιους ή ιδιωτικούς διαγωνισμούς.
Για να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας απευθυνθείτε στους αρμόδιους επικοινωνίας για θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων .
Χρονικό Διάστημα Αποθήκευσης
Το χρονικό διάστημα αποθήκευσης των δεδομένων αποφασίζεται με βάση τα παρακάτω ειδικότερα κριτήρια ανάλογα με την περίπτωση:
- Όταν η επεξεργασία επιβάλλεται ως υποχρέωση από διατάξεις του ισχύοντος νομικού πλαισίου, τα προσωπικά σας δεδομένα θα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα επιβάλλουν οι σχετικές διατάξεις.
- Όταν η επεξεργασία εκτελείται με βάση σύμβαση, τα προσωπικά σας δεδομένα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκτέλεση της σύμβασης και για τη θεμελίωση, άσκηση, ή/και υποστήριξη νομικών αξιώσεων με βάση τη σύμβαση.
Για τους σκοπούς προώθησης προϊόντων και υπηρεσιών (marketing activities) της εταιρίας και των υπολοίπων εταιριών του Ομίλου, τα προσωπικά σας δεδομένα τηρούνται μέχρι την ανάκληση της συγκατάθεσης σας. Αυτό μπορεί να πραγματοποιηθεί από εσάς οποιαδήποτε στιγμή. Η ανάκληση της συγκατάθεσής δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση κατά το χρονικό διάστημα πριν την ανάκλησή της.
Για να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας απευθυνθείτε στους αρμόδιους επικοινωνίας για θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων .
Ποια είναι τα δικαιώματα σας σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα
Κάθε φυσικό πρόσωπο τα δεδομένα του οποίου είναι αντικείμενο επεξεργασίας από την ΑΡΜΟΣ, απολαμβάνει τα ακόλουθα δικαιώματα:
Δικαίωμα πρόσβασης
Έχετε δικαίωμα να έχετε επίγνωση και να επαληθεύετε τη νομιμότητα της επεξεργασίας. Έτσι λοιπόν, έχετε δικαίωμα να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα και να λάβετε συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία τους.
Δικαίωμα διόρθωσης
Έχετε δικαίωμα να μελετήσετε, να διορθώσετε, να επικαιροποιήσετε ή να τροποποιήσετε τα προσωπικά σας δεδομένα ερχόμενοι σε επαφή με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) στα παραπάνω στοιχεία επικοινωνίας.
Δικαίωμα διαγραφής
Έχετε δικαίωμα να υποβάλετε αίτημα διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων όταν τα επεξεργαζόμαστε με βάση την συγκατάθεσή σας ή προκειμένου να προστατεύσουμε τα έννομα συμφέροντα μας. Σε όλες τις υπόλοιπες περιπτώσεις (όπως ενδεικτικά όταν υπάρχει σύμβαση, υποχρέωση επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων που επιβάλλεται από το νόμο, δημόσιο συμφέρον), το εν λόγω δικαίωμα υπόκειται σε συγκεκριμένους περιορισμούς ή δεν υφίσταται ανάλογα με την περίπτωση.
Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας
Έχετε δικαίωμα να ζητήσετε περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων στις ακόλουθες περιπτώσεις: (α) όταν αμφισβητείτε την ακρίβεια των προσωπικών δεδομένων και μέχρι να γίνει επαλήθευση, (β) όταν αντιτίθεστε στη διαγραφή προσωπικών δεδομένων και ζητάτε αντί διαγραφής τον περιορισμό χρήσης αυτών, (γ) όταν τα προσωπικά δεδομένα δεν χρειάζονται για τους σκοπούς επεξεργασίας, σας είναι ωστόσο απαραίτητα για τη θεμελίωση, άσκηση, υποστήριξη νομικών αξιώσεων, και (δ) όταν εναντιώνεστε στην επεξεργασία και μέχρι να γίνει επαλήθευση ότι υπάρχουν νόμιμοι λόγοι που μας αφορούν και υπερισχύουν των λόγων για τους οποίους εναντιώνεστε στην επεξεργασία.
Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία
Έχετε δικαίωμα να εναντιωθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων στις περιπτώσεις που, όπως περιγράφεται παραπάνω, αυτή είναι απαραίτητη για σκοπούς εννόμων συμφερόντων που επιδιώκουμε ως υπεύθυνοι επεξεργασίας, καθώς επίσης και στην επεξεργασία για σκοπούς απευθείας εμπορικής προώθησης και κατάρτισης καταναλωτικού προφίλ.
Δικαίωμα στη φορητότητα
Έχετε δικαίωμα να λάβετε χωρίς χρέωση τα προσωπικά σας δεδομένα σε μορφή που θα σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε αυτά, να τα χρησιμοποιήσετε και να τα επεξεργαστείτε με τις κοινώς διαδεδομένες μεθόδους επεξεργασίας. Επίσης, έχετε δικαίωμα να μας ζητήσετε, εφόσον είναι τεχνικά εφικτό, να διαβιβάσουμε τα δεδομένα και απευθείας σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας. Το δικαίωμα σας αυτό υπάρχει για τα δεδομένα που μας έχετε παράσχει εσείς και η επεξεργασία τους διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα με βάση τη συγκατάθεσή σας ή σε εκτέλεση σχετικής σύμβασης.
Για να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα παραπάνω δικαιώματά σας μπορείτε να απευθύνεστε στους αρμόδιους επικοινωνίας για θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων .
Η άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων γίνεται χωρίς κόστος, μέσω e-mail ή με αυτοπρόσωπη παράδοση στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων στις κεντρικές εγκαταστάσεις μας. Η καταχρηστική άσκηση των ως άνω δικαιωμάτων, ιδιαίτερα με τη μορφή αδικαιολόγητων επαναλαμβανόμενων αιτημάτων ή συμπεριφοράς η οποία είναι προδήλως κακόπιστη, θα έχει ως συνέπεια την επιβάρυνση με το αντίστοιχο διαχειριστικό κόστος.
Δικαίωμα καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ
Έχετε δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr): Τηλεφωνικό Κέντρο: +30 210 6475600, Fax: +30 210 6475628, Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: contact@dpa.gr
Ασφάλεια Προσωπικών Δεδομένων
Η ΑΡΜΟΣ εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα με στόχο την ασφαλή επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων και την αποτροπή τυχαίας απώλειας ή καταστροφής και μη εξουσιοδοτημένης ή/και παράνομης πρόσβασης σε αυτά, χρήσης, τροποποίησης ή αποκάλυψής τους. Σε κάθε περίπτωση, ο τρόπος λειτουργίας του διαδικτύου και το γεγονός ότι είναι ελεύθερο στον οποιονδήποτε δεν επιτρέπει να παρασχεθούν εγγυήσεις ότι μη εξουσιοδοτημένα τρίτα πρόσωπα δεν θα αποκτήσουν ποτέ τη δυνατότητα να παραβιάσουν τα εφαρμοζόμενα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, αποκτώντας πρόσβαση και προβαίνοντας ενδεχομένως σε χρήση προσωπικών δεδομένων για μη εξουσιοδοτημένους ή/και αθέμιτους σκοπούς.
